Trong trường hợp này, người có trách nhiệm đón khách nên tham khảo quy trình sau:

1.    Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15 phút so với kế hoạch
2.    Lựa chọn vị trí phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách
3.    Cầm bảng đón khách (nếu cần)
4.    Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình.
5.    Chào khách lịch sự, vui vẻ
6.    Giới thiệu tên người đón
7.    Làm quen với trưởng đoàn (nếu có)
8     Làm quen với các thành viên khác trong đoàn
9.    Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so với danh sách đoàn
10.    Phối hợp với khách trong việc kiểm tra hành lý, tư trang cá nhân.
11.    Mời, hướng dẫn khách vị trí ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)
12.    Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận
13.    Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trong đoàn (nếu có trong kịch bản).
14.    Mời và sắp xếp khách lên xe
15.    Kiểm tra xác số lượng khách lại lần cuối
16.    Thông báo khởi hành với lái xe và đoàn khách
17.    Chào mừng đoàn khách và cung cấp thông tin
         -    Giới thiệu đầy đủ thông tin về ban tổ chức sự kiện
         -    Hỏi thăm, quan tâm khách
         -    Giới thiệu khái quát về chương trình của sự kiện
         -    Cung cấp những thông tin ban đầu cho khách
         -    Thuyết minh trên đường
         -    Giới thiệu về địa điểm tổ chức sự kiện/ nơi khách sẽ được bố trí ăn nghỉ
         -    Thống nhất quy trình nhận buồng tại cơ sở lưu trú với đoàn khách