Trong trường hợp, nhà tổ chức sự kiện đồng thời là nhà đầu tư sự kiện, để thuận tiện cho việc tính toán, ước lượng tổng chi phí, xác định điểm hòa vốn, lợi nhuận theo sản lượng tiêu thụ… việc lập dự toán ngân sách tổ chức sự kiện có thể còn được tiến hành theo hình thức tổng hợp các chi phí cố định và các chi phí biến đổi. Chúng ta sẽ xem xét hình thức lập dự toán ngân sách này cùng với ví dụ tổ chức một buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp.
Khi lập dự toán ngân sách cho một buổi biểu diễn ca nhạc trực tiếp, nhà đầu tư sự kiện (đồng thời là nhà tổ chức sự kiện), sẽ có những khoản thu từ các nhà tài trợ sự kiện, quảng cáo…

Ngoài ra còn một khoản thu quan trọng khác đó là tiền vé từ khán giả (hoặc khách mời). Vì vậy khi lập dự toán người ta quan tâm đến số lượng khán giả và chi phí sẽ thay đổi theo số lượng khán giả/ khách mời tham gia sự kiện.
Các bước xác định dự toán được tiến hành theo:
-    Liệt kê các khoản mục chi phí cho sự kiện (tương tự như các hình thức lập dự toán ngân sách đã đề cập ở trên).
-    Nhóm các khoản mục chi phí đã liệt kê nói trên vào một trong hai nhóm
sau:
+ Chi phí cố định: Đây là những khoản chi phí không thay đổi (hoặc được
xem là không thay đổi về mặt lý thuyết) theo sự thay đổi về sản lượng (ví dụ  như số khán giả/ khách mời) trong tổ chức sự kiện. Thuộc loại chi phí này trong tổ chức sự kiện là: Chi phí thuê địa điểm, chi phí làm thủ tục tổ chức sự kiện, chi phí cho việc chuẩn bị chung…
+ Chi phí biến đổi: là các khoản chi phí thay đổi theo sản lượng (số khán giả/ khách mời) trong tổ chức sự kiện. Các khoản chi phí này thường liên quan trực tiếp đến các khách mời và khi tính toán thường được tính cho 1 khán giả/ khách mời tham gia sự kiện. Thuộc loại chi phí này như: chi phí lưu trú, ăn uống vận chuyển cho khách; chi phí cho các dịch vụ điện nước, chi phí cho nhân công quản lý và phục vụ khách…
-    Tổng chi phí: bằng tổng của chi phí cố định và chi phí biến đổi. Như vậy tổng ngân sách tổ chức sự kiện sẽ được tính:
TC = FC + AVC* Q
Trong đó:    TC (total cost) là tổng ngân sách/ tổng chi phí cho sự kiện
 
FC (fix cost) là tổng chi phí cố định
AVC (avagre variable cost) chi phí biến đổi cho một đơn vị sản phẩm. Q: (quantity) sản lượng
Cách phân loại này giúp người quản lý tổ chức sự kiện nắm được xu hướng biến đổi của từng loại chi phí theo số lượng sản phẩm tiêu thụ, dễ dàng xác định được sản lượng hoà vốn, theo dõi được kế hoạch thực hiện mục tiêu lợi nhuận của sự kiện, xác định được quy mô sự kiện hợp lý để thu được hiệu quả cao nhất. Ngoài ra cách phân loại chi phí như trên còn thuận tiện trong việc xác định giá bán (dự tính) cho 1 khách mời (ví dụ như tiền vé vào cửa/ vé tham dự…) để có được một mức lợi nhuận nhất định. Do phạm vi tiếp cận của tài liệu chúng tôi không đi sâu vào nội dung này (người đọc có thể tìm hiểu nội dung tương tự ở các tài liệu về quản trị tài chính), dưới đây là một số vận dụng đơn giản của cách phân loại chi phí theo các nhóm nói trên.
Ví dụ: tổng chi phí cố định FC = 55.000; chi phí biến đổi cho 1 khách: 1.200; (đơn vị tính: 1.000 VNĐ)
1.    Nếu số khách mời là 200 khách; ngân sách của sự kiện là: TC = FC + AVC* Q = 55.000 + 1.200 * 200 = 295.000
2.    Giả sử khách mời là 250 khách; các khoản thu từ quảng cáo, tài trợ là
150.000. Xác định giá vé vào cửa để nhà đầu tư thu được lợi nhuận là 50.000
đồng.
TC = FC + AVC* Q = 55.000 + 1.200*250 = 355.000
TP = TR – TC = TR – (FC + AVC* Q) = (P*300 + 150.000) – 355.000
Do lợi nhuận dự tính là: 50.000 vậy:
50.000 = 300*P – 205.000 =>
P = (205.000 +50.000)/ 250 = 1.020
Công thức tổng quát:
P = (TP + TC) / Q
Trong đó: TP (total profit) lợi nhuận; TR (total revenue) tổng doanh thu;  P (price) giá bán không thuế.
3.    Nếu với số liệu như trên, giả sử giá bán bao gồm cả 10%VAT là 2.200 xác định số khách mời cần thiết để nhà đầu tư thu được lợi nhuận là 40.000 (không kể tài trợ)
 
- Giá bán không thuế là:
P = Pt/ 1,1 = 2.200 / 1,1 = 2.000
Ta có: TP = TR – TC hay TP = P*Q – FC – AVC*Q
=> Q = (TP + FC ) / (P – AVC)
Vậy số khách mời cần thiết để nhà đầu tư thu được lợi nhuận 40.000 là: Q = (40.000 + 55.000) / (2.000 – 1.200) = 118,75 gần bằng 119 khách.